Processus d-avance sur salaire pour le personnel mobile

Le per diem est depuis longtemps considéré comme problématique. Il s’agit d’une pratique de rémunération de plus en plus obsolète, réservée à un seul groupe de personnel, qui remonte à une époque où le personnel mobile recevait des indemnités plutôt qu’un salaire. Maintenant que le personnel perçoit un salaire, sa raison d’être n’est plus claire. Il est perçu par beaucoup comme inéquitable et comme un signe de privilège. De plus, son montant était disproportionné par rapport aux salaires complet du personnel recruté localement. Pour ces raisons, les directeurs généraux de MSF ont décidé à l’unanimité de supprimer le per diem pour le personnel mobile et les personnes à charge qui l’accompagnent à compter de novembre 2026.

Afin d’atténuer l’impact lié à ce changement, le personnel mobile doit se préparer à accéder à ses fonds à l’aide de cartes de débit ou de crédit et envisager d’autres moyens de paiement numériques. Vous trouverez ci-dessous des informations destinées à guider le personnel mobile sur les options disponibles pour garantir l’accès à des moyens de paiement pendant ses affectations.

Compte tenu du fait que MSF intervient dans de nombreux endroits où il est difficile d’accéder à d’autres moyens de paiement, le personnel mobile a accès à des avances sur salaire lorsque cela est nécessaire et possible. Les avances sur salaire sont destinées à être utilisées uniquement dans les situations où il n’existe aucun autre moyen d’accéder à des espèces ou autres moyens de paiement. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations à ce sujet.

Comment le personnel mobile de MSF peut accéder à ses fonds pendant les affectations :

Préparez-vous à accéder à vos fonds au moyen de cartes de débit ou de crédit et envisagez d’autres moyens ou comptes de paiement numériques. Veuillez consulter les conseils au personnel mobile concernant leurs finances personnelles pendant l’affectation pour plus d’informations. Il est important de préparer avant le départ, car les frais liés à l’accès à vos fonds sont à votre charge.
Des avances sur salaire sont disponibles lorsque cela est nécessaire et possible. Comme elles sont facultatives, destinées aux situations où le personnel mobile n’a pas accès à d’autres moyens de paiement et qu’elles n’offrent pas de flexibilité quant au montant, tout le personnel mobile doit se préparer à accéder à ses fonds par ses propres moyens. Vous pouvez demander une avance sur salaire que lorsqu’il n’existe aucun autre moyen d’accéder à des espèces ou autres moyens de paiement.
Prenez connaissance des informations que MSF fournira sur la disponibilité d’espèces ou d’autres moyens de paiement dans chaque lieu d’affectation et suivez les conseils communiqués pour accéder à vos fonds à distance.

Respectez les règles de sécurité et évitez de transporter des sommes d’argent en espèce importantes au-delà de ce qui est autorisé ou recommandé.
S’il existe une caisse alimentaire (« caisse bouffe »), le personnel mobile doit y contribuer en espèces (obtenues au moyen d’une avance sur salaire ou par d’autres moyens).
Si nécessaire, suivez le processus d’avance sur salaire décrit ci-dessous. Le personnel mobile ne doit demander une avance sur salaire que lorsqu’il n’existe aucun autre moyen d’accéder à des espèces ou autres moyens de paiement. Si vous demandez une avance, sachez que le montant à demander est prédéterminé pour chaque lieu. Consultez le processus spécifique de votre direction opérationnelle (DO) et votre point focal RH/Admin local pour obtenir des informations plus précises.
Lorsque des membres du personnel mobile doivent se déplacer, pour le compte de MSF, en dehors de leur lieu principal d’affectation, la politique de MSF relative aux indemnités de déplacement s’applique. Consultez le processus spécifique de votre DO et votre point focal RH/Admin local pour savoir comment cette politique s’applique dans votre lieu d’affectation.

Préparez vos futures affectations en envisageant et en mettant en place d’autres moyens de paiement. Les frais liés à l’accès à vos fonds sont à la charge du membre du personnel mobile ; il est donc important de vous préparer pour vos futures affectations.
Pour rappel, le personnel mobile reste responsable du respect de ses obligations en matière d’impôt sur le revenu, conformément aux règles fiscales du pays dans lequel il réside. Ces obligations varient d’un pays à l’autre.

Avances sur salaire

MSF travaillant dans de nombreux endroits où il est difficile d’accéder à d’autres moyens de paiement, le personnel mobile a accès à des avances sur salaire lorsque cela est nécessaire et possible. Les avances sur salaire sont destinées à être utilisées uniquement lorsqu’il n’existe aucun autre moyen d’accéder à des espèces ou autres moyens de paiement.

Étapes de la procédure d'avance sur salaire

Même s'ils ont accès à des avances sur salaire, le personnel mobile doit toujours s'assurer de disposer d'autres moyens de paiement ou d'un accès alternatif à des fonds, comme une carte de crédit ou une carte de débit multidevises.

Remplissez un formulaire en ligne simple pour demander une avance sur salaire pour le mois suivant. Vérifiez le montant standard correspondant à votre lieu d'affectation. Vous aurez besoin de votre numéro d'employé de la Direction opérationnelle (DO) pour envoyer votre demande.

Le responsable des ressources humaines ou de l'administration de votre lieu d’affectation examine votre demande et l'approuve ou la rejette. Vous recevrez un e-mail dès que cette procédure sera terminée.

Vous recevrez un e-mail vous indiquant la date à laquelle vous pourrez retirer votre avance sur salaire en espèces – généralement le premier jour ouvré du mois (veuillez noter que des “sub accounts” seront utilisés pour OCA). Vous devrez confirmer en ligne que vous avez bien reçu les fonds.

Les responsables dans les OD rassemblent, vérifient et trient les informations des avances avant de les transmettre aux bureaux contractants. Les bureaux contractants procèdent ensuite aux retenues nécessaires sur le salaire.

Informations importantes

1. CALENDRIER

Si un membre du personnel mobile ne peut pas accéder à ses fonds par d’autres moyens et soumet donc une demande d’avance sur salaire il est essentiel que chacun respecte les délais applicables. Ces délais sont importants non seulement pour garantir que le personnel mobile reçoive l’avance demandée, mais aussi pour limiter la charge de travail supplémentaire des collègues de MSF dans les programmes et les entités, et réduire les risques financiers pour MSF et pour le personnel mobile.

Les demandes d’avance sur salaire doivent être soumises au plus tard le 20 du mois précédent, sauf si votre lieu d’affectation prévoit une autre échéance. L’avance demandée doit être retirée le 1er jour ouvrable du mois et au plus tard le 3e jour du mois. Si le personnel mobile n’est pas en mesure de retirer l’avance sur salaire demandée au plus tard le 3e jour du mois, elle ne sera pas versée.

Consultez la foire aux questions pour plus de détails sur le calendrier.

2. MONTANTS STANDARD

Les avances sur salaire sont limitées à un montant fixe standard pour chaque lieu d’affectation. Il s’agit d’une condition importante pour assurer l’efficacité du processus et réduire les risques ou les erreurs. Ce montant doit être suffisant pour couvrir les besoins essentiels, y compris une éventuelle contribution à la caisse alimentaire (« caisse bouffe »). Il est prévu que le personnel mobile n’ait pas besoin d’une avance sur salaire chaque mois, notamment dans les nombreuses situations où le montant fixe standard est supérieur aux besoins personnels du mois concerné.

Le personnel mobile peut demander une avance sur salaire pour son dernier mois d’affectation, à condition que son affectation se poursuive au moins au-delà du 15ème jour de ce mois.

Comment les avances sur salaire fonctionnent-elles en pratique ?

OCG, OCA, OCBA, OCP, WACA, UBUNTU, and EpiCentre

Le personnel mobile en affectation avec OCG, OCA, OCBA, OCP, WACA, UBUNTU et EpiCentre doit utiliser l’outil ci-dessous pour demander une avance sur salaire.

LIEN SERA DISPONIBLE SOUS PEU

Consultez ce guide pas à pas pour savoir comment soumettre et suivre vos demandes d’avance sur salaire à l’aide de l’outil de demande d’avance sur salaire (SART). Pour l'instant, ce guide n'est disponible qu'en anglais.

Step-by-step guide of Salary Advance Request Tool SART for mobile staff pdf — 1006.21 KB Télécharger

OCB

Le personnel mobile en affectation avec OCB doit utiliser l’outil ci-dessous pour demander une avance sur salaire.

https://wedoo.ocb.msf.org/

Consultez ces guides pas à pas pour savoir comment soumettre et suivre vos demandes d’avance sur salaire à l’aide de l’outil de demande d’avance sur salaire.

Vidéo à venir

Informations supplémentaires concernant les avances sur salaire

Que se passe-t-il si je ne souhaite pas ou n’ai pas besoin d’une avance sur salaire ? Sont-elles obligatoires ?

Les avances sur salaire ne sont pas obligatoires (sauf dans un pays de programme, pour des raisons opérationnelles). Le personnel mobile ne doit recourir aux avances sur salaire que lorsqu’il n’existe aucun autre moyen d’accéder à des espèces ou autres moyens de paiement. Dans un nombre très limité de lieux d’affectation, les avances ne sont pas possibles pour des raisons opérationnelles.

Puis-je demander n’importe quel montant d’avance sur salaire ?

Quelle est la date limite pour soumettre une demande d’avance sur salaire ?

Le personnel mobile doit respecter les délais internes du lieu d’affectation. La date limite de demande se situe autour du 20 du mois, pour un retrait le 1er jour ouvrable du mois suivant (et au plus tard le 3e jour calendaire du mois suivant). Si vous ne pouvez pas retirer votre avance avant cette échéance, contactez l’équipe Finance de votre projet dès que possible afin de convenir d’une date antérieure. Le personnel mobile ne peut pas retirer l’avance au-delà du 3e jour calendaire du mois.

Puis-je demander plusieurs avances sur salaire en une seule fois pour toute la durée de mon affectation ?

Puis-je demander une avance sur salaire à retirer au début de mon affectation au lieu d’attendre le 1er jour ouvrable du mois suivant ?

Dans des circonstances exceptionnelles, vous pouvez demander une avance sur salaire à retirer à votre arrivée sur votre lieu d’affectation. Veuillez suivre les consignes de votre Direction Opérationnelle à ce sujet. Elle sera traitée lors du cycle de paie du mois suivant, en même temps que la demande habituelle pour le mois suivant. Sachez que le montant standard d’avance sur salaire auquel vous avez droit chaque mois ne peut pas être dépassé, même si vous l’avez retiré à votre arrivée au début d’affectation.

Puis-je demander une avance sur salaire si mon affectation est sur le point de se terminer ?

J’ai soumis une demande. Puis-je l’annuler si je n’en ai plus besoin ?

Le personnel mobile peut uniquement annuler une demande avant de recevoir la notification indiquant que l’avance est prête à être retirée. Une fois soumise, la demande ne peut pas être annulée directement dans l’outil de demande d’avance sur salaire. Le personnel mobile peut demander à son/sa référent·e RH/Admin ou à la personne chargée du paiement de l’annuler en son nom.

J’ai reçu une avance sur salaire le 1er jour ouvrable du mois, mais je dois rentrer chez moi de manière imprévue quelques jours plus tard. Puis-je restituer l’avance à MSF et faire ajuster le montant sur mon bulletin de paie ?

Je suis en visite dans un projet et je ne peux pas retirer mon avance le premier jour ouvrable du mois. Que puis-je faire ?

Quel taux de change est utilisé ?

Que se passe-t-il lorsque le personnel MSF se déplace pour le travail ? Les frais de déplacement sont-ils pris en charge ?

Pour les personnes qui se déplacent en dehors de leur lieu principal d’affectation, la politique globale de MSF relative aux indemnités de déplacement s’applique. Cette politique définit les principes et la méthodologie utilisés pour déterminer les montants des indemnités journalières de déplacement. Elle s’applique dans le monde entier à l’ensemble du personnel se déplaçant en dehors de son lieu de travail habituel, y compris au personnel mobile. Pour plus d’informations sur les indemnités de déplacement, contactez le point focal RH/Admin de votre programme.

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